Passo a passo para a prestação de contas

Passo a passo para a prestação de contas

A prestação de contas, assim como a transparência na administração do condomínio, são responsabilidades do síndico. Está entre as atribuições do mesmo apresentar os dados sempre que forem solicitados e, ao menos, uma vez ao ano conforme o art. 1348, VIII, do Código Civil. A recomendação é que sejam feitas apresentações parciais ao longo do ano, para assim facilitar a compreensão de todos os moradores da movimentação financeira do condomínio.

Além da prestação de contas, o síndico ou o contador contratado, também é o responsável pelo balancete. Por isso, caso o condomínio não tenha um profissional para fazer essa tarefa, o que não é recomendado, é necessário ter conhecimento e familiaridade com alguns termos. Logo, vamos começar por essa linguagem:

TERMOS CONTÁBEIS

Receita: No caso do condomínio são os ingressos a titulo de quotas condominiais, rateios para despesas extras, receitas financeiras e outra fonte de renda que existir.

Despesas: todos os gastos necessários para a manutenção do condomínio (pagamento dos funcionários, manutenção das áreas comuns, despesas extraordinárias, etc).

Resultado do Exercício: É o confronto das receitas e despesas do período.

Resultado Corrente: Confronto das receitas e despesas, descartando despesas e receitas extraordinárias. Esse valor é o que será levando em conta para o planejamento do próximo ano.

DOCUMENTAÇÃO PARA PRESTAÇÃO DE CONTAS

Após entender o balancete e a linguagem contábil é preciso organizar os documentos para levar para Assembleia em que será apresentada a prestação de contas. Faça o seu check list:

Relatório do Orçamento – nesse documento é importante constar um comparativo do que foi proposto/decidido no início da gestão e o que foi efetivamente feito e quais os motivos dos gastos a mais e a menos.

Balanço – Apresenta a posição patrimonial e financeira do Condomínio.

Inadimplência – Importante destacar qual o percentual e valor absoluto por unidade e no condomínio, o que está sendo feito para diminuir esse valor e qual o impacto desse valor para as contas do condomínio.

Relatório de Receitas – condôminos adimplentes e inadimplentes. Essencial levar a documentação original de comprove esses valores.

Relatório de Despesas – leve os comprovantes, lembre-se de mostrar os gastos divididos pelo mesmo critério usado no balanço. O ideal é que também sejam informadas as despesas de emergência, assim, se aprovada a prestação a próxima gestão já poderá contar com esse orçamento. Leve as Certidões negativas do INSS, FGTS e Receita Federal, do condomínio, da administradora, das empresas terceirizadas, AVCB e as cópias das NRs 5, 7 e 9, além do certificado de brigada de incêndio, pára raios, RIA dos elevadores, seguro do prédio e dos funcionários. Não se esqueça do atestado de dedetização, lavagem das caixas d’agua e da última análise da potabilidade de água.

DICAS PARA APRESENTAÇÃO

É importante que todos os presentes tenham total compreensão do que está sendo apresentado. Afinal, qualquer dúvida pode ser colocada a qualquer momento e é de responsabilidade do síndico esclarecer todas as dúvidas. Por isso, tente ser o mais claro, prático e visual possível.

– Use recursos visuais, como gráficos, comparações e ilustrações.

– Disponibilize cópias da apresentação para todos na reunião.

– Envie por e-mail para todos os condôminos.

– Mostre-se sempre disponível para responder perguntas e questionamentos.

– Leve cópias de documentos e recibos.

– Aceite críticas e sugestões. Avalie junto com os demais presentes, e caso sejam relevantes adote-as.

 NÃO FOI APROVADO. O QUE FAZER?

Algum erro de lançamento ou digitação pode levar a não aprovação da prestação de contas. Nesse momento é importante elencar quais são os motivos para a não aceitação e esclarecer junto aos condôminos o que está gerando dúvidas. Esses pontos devem ser explicados, e caso necessário, deve-se solicitar um prazo para que as explicações sejam feitas. Os esclarecimentos podem ser feitos via Conselho Fiscal, via assembleia e, por último, se for o caso, exigir por meios judiciais uma prestação de contas.

Para garantir suporte legal e apoio em decisões estratégicas, você pode contar com o serviço de Assessoria à Administração de Condomínios da Crédito Real. Além de uma equipe completa para gerir todos os aspectos administrativos, o departamento jurídico estará sempre à disposição para esclarecer interpretações legais e endossar medidas cabíveis. Você pode solicitar uma proposta no nosso site www.creditoreal.com.br/condominios ou conversar com nossa equipe por telefone: 51 3214-1432.

Colaboração técnica: Coordenadora Contábil da Imóveis Crédito Real, Bibiana Gonçalves

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